El reciente Real Decreto 1007/2023, publicado por el Ministerio de Hacienda y Función Pública en el BOE núm. 291 establece importantes cambios técnicos y normativos para los sistemas informáticos utilizados en los procesos de facturación empresarial en España. Este decreto busca garantizar la integridad, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Impone nuevos requisitos técnicos a empresas y profesionales para mejorar la eficiencia tributaria y combatir el fraude fiscal mediante la digitalización estandarizada.
Digitalización y Estandarización de los Procesos de Facturación
El Real Decreto subraya la necesidad urgente de adaptación del tejido empresarial español, y por consiguiente el de las Islas Canarias, a la digitalización. Esto es especialmente importante para pymes, microempresas y autónomos. Esta adaptación no solo pretende mejorar la eficiencia administrativa y reducir costes, sino también reforzar la capacidad del sistema tributario para combatir prácticas fraudulentas como la ocultación o manipulación de ventas mediante software inapropiado según lo estipulado en el Real Decreto 1007/2023.
Los sistemas y programas informáticos que soporten procesos de facturación deberán cumplir estrictos estándares técnicos. Estos estándares permiten asegurar la calidad y la interoperabilidad de los datos. La norma establece requisitos como la generación automática de registros en el momento de emisión de la factura. También, la conservación segura de estos registros en formatos electrónicos estandarizados, así como mecanismos de control avanzados que detecten cualquier alteración indebida en los datos generados.
Requisitos Técnicos para los Sistemas de Gestión
La regulación técnica es muy precisa y específica. Entre los requisitos obligatorios destacan la necesidad de garantizar la integridad y la trazabilidad de cada operación facturada. Cada registro debe quedar asegurado mediante técnicas criptográficas como la generación de una huella digital o hash. Esto impide modificaciones posteriores inadvertidas. Además, los sistemas informáticos deberán disponer de funciones de trazabilidad. Deben registrar detalladamente cualquier corrección o anulación posterior a la generación original de la factura, todo en conformidad con el Real Decreto 1007/2023.
Por otro lado, se establece la obligatoriedad de generar automáticamente registros detallados de cada transacción. Estos registros deberán contener información exhaustiva como identificación fiscal de las partes, importes, descripción de operaciones y referencias claras de los impuestos aplicables. Adicionalmente, estos sistemas deben posibilitar una comunicación directa y segura con la Agencia Tributaria, pudiendo enviar los registros de manera continua y automática.
Implicaciones para la Gestión Tributaria y el Control del Fraude Fiscal
El decreto tiene como objetivo central facilitar y mejorar significativamente la eficiencia del cumplimiento tributario mediante la digitalización. Se impulsa una interacción más directa y segura entre las empresas y la Administración Tributaria. Esto permitirá verificar en tiempo real la autenticidad y exactitud de los registros fiscales generados. De esta forma, se aspira a reducir drásticamente las prácticas fraudulentas y optimizar la gestión administrativa relacionada con impuestos como el IVA, IGIC y el IRPF.
En línea con estos objetivos, el decreto introduce el concepto de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU». Estos sistemas permiten la remisión automatizada y segura de información de facturación directamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Se presume automáticamente que cumplen con todas las exigencias técnicas del Real Decreto 1007/2023 por diseño.
Retos empresariales
Este nuevo marco regulatorio presenta un reto significativo para las empresas españolas. Esto es especialmente crítico para aquellas que aún utilizan procesos manuales o sistemas de gestión que no cumplen con estos estándares. La adaptación implica una inversión inicial en tecnología y formación. Aunque el decreto prevé períodos transitorios hasta julio de 2025, proporciona tiempo suficiente para que las organizaciones realicen las actualizaciones tecnológicas necesarias. En este escenario es donde proveedores como Ignos y soluciones como Odoo tienen una especial importancia. Estos ayudan a mitigar el impacto en recursos que estas adaptaciones pueden suponer para el empresario.
No obstante, más allá del desafío inicial, esta regulación representa una oportunidad importante. Las empresas que logren adaptarse eficientemente no solo evitarán posibles sanciones y riesgos derivados de incumplimientos normativos, también podrán aprovechar esta coyuntura para optimizar sus procesos internos, reducir costes operativos a medio plazo y fortalecer su competitividad en un entorno económico cada vez más digitalizado y globalizado.
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